Una gestión contractual deficiente genera pérdidas equivalentes al 8,6% del valor esperado de los contratos, según datos de World Commerce & Contracting (WorldCC). Este desafío es especialmente crítico para empresas que regionalizan sus compras agrupando categorías de gasto y proveedores entre distintos países de América Latina. La lógica es clara: consolidar volúmenes entre filiales fortalece el poder de negociación y reduce costos. Sin embargo, esa estrategia regional choca con una realidad operativa fragmentada.
Una compañía puede negociar una misma categoría para Chile, Perú, Colombia y México y encontrarse después con tiempos de revisión distintos, criterios de riesgo que varían según jurisdicción y posiciones contractuales que vuelven a discutirse en cada mercado. Andrés Jara, fundador de Alster, explica que esa brecha es una fuente de ineficiencia poco visible: "Cuando procurement empieza a operar regionalmente, los contratos también necesitan gestionarse con una lógica regional. Si un mismo requerimiento recibe un estándar, un SLA o una evaluación de riesgo distinta dependiendo del país, parte de la eficiencia conseguida en la negociación puede perderse durante la ejecución".
Regionalizar compras requiere una gobernanza contractual que coordine decisiones entre casa matriz y filiales, defina responsabilidades, establezca criterios de riesgo compartidos y ordene flujos de información. Cuando esa estructura está fragmentada, una negociación regional puede volver a dividirse al momento de implementarse. Otra fuente de pérdida está en contratos ya vigentes. Renovaciones automáticas, mecanismos de reajuste de precios, niveles de servicio definidos bajo condiciones anteriores o cláusulas negociadas para volúmenes que luego cambiaron pueden mantenerse durante años sin revisión sistemática.
La información relevante—fechas de renovación, obligaciones, condiciones de precio, niveles de servicio—permanece distribuida entre cientos o miles de documentos. Contar con una visión comparable del portafolio contractual permite detectar diferencias entre países, anticipar renovaciones e identificar oportunidades de renegociación. Esta capacidad de estructurar y analizar información contractual, conocida como contract intelligence, gana relevancia entre organizaciones que administran proveedores a escala regional. Una encuesta global de PwC entre más de 1.000 compañías mostró que una de cada dos planeaba invertir en herramientas de gestión del ciclo de vida de contratos (CLM), buscando mejoras en costos, tiempos y cumplimiento.
Para Jara, una operación regional requiere al menos tres componentes comunes entre países: tiempos de atención comparables, criterios compartidos para evaluar riesgos y playbooks contractuales que definan posiciones y mecanismos de escalamiento. Las particularidades regulatorias seguirán requiriendo tratamiento local; el espacio de mejora está en diferencias internas que la propia organización puede ordenar. "Una misma categoría de compra debería poder seguir un estándar reconocible en toda la región. La regulación local se atiende donde corresponde; lo importante es evitar que la gestión dependa completamente de quién revisa el contrato o del país desde el que llega el requerimiento. El flujo de control, producción y gestión contractual es posible de ser estandarizado a nivel regional", señala Jara.
Este enfoque modifica el momento en que se aborda la dimensión contractual. En muchas organizaciones, el contrato entra en escena cuando procurement ya avanzó buena parte de la negociación. Incorporarlo antes permite definir criterios, niveles de aprobación y reglas que funcionarán en distintos mercados. El avance puede medirse mediante indicadores concretos: tiempos de contratación, número de excepciones, porcentaje de acuerdos bajo estándares regionales, renovaciones gestionadas anticipadamente y diferencias contractuales entre proveedores equivalentes.
A medida que empresas concentran compras entre distintos países de América Latina, negociar a escala será solo parte del desafío. La otra estará en conseguir que los contratos que sostienen esas compras se administren con criterios consistentes entre mercados y preserven durante la ejecución el valor obtenido en la negociación.